Gegevensbeschermingsverklaring
In onze privacyverklaring vindt u meer informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens door de Onderneming
Huidig privacy beleid is opgesteld in overeenstemming met de GDPR-wetgeving of verordening 2016/679 van het Europees Parlement.
Office Sense is niet verantwoordelijk voor de naleving van wet- en regelgeving die specifiek van toepassing is op de klant of diens branche, tenzij anders overeengekomen. Voor de uitvoering van de diensten fungeert Office Sense als verwerker namens de verantwoordelijke, zijnde de klant. Office Sense zal uitsluitend handelen op instructies van de klant, zoals vastgelegd in de overeenkomst.
- Wie zijn we?
OFFICE SENSE BV, met maatschappelijke zetel te 2570 DUFFEL, Bloemenstraat 6, en met ondernemingsnummer 0779.526.246
- Wat doen we?
Als sociale dienstverlener houden wij ons onder meer bezig met payroll en loonadministratie.
- Waarom verwerken wij uw persoonsgegevens?
Jouw persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt opdat wij het nodige kunnen in het kader van onze dienstverlening.
In verband met en voor de uitvoering van de diensten krachtens de overeenkomst draagt de klant persoonsgegevens over aan Office Sense en machtigt en geeft instructies aan Office Sense om dergelijke persoonsgegevens te verwerken in overeenstemming met de bepalingen van deze overeenkomst. De persoonsgegevens kunnen worden verwerkt met als doel de diensten onder de overeenkomst te kunnen leveren, met inbegrip van de volgende doelen:
- Personeelsadministratie
- Beheer van loon/salaris en van overige arbeidsvoorwaarden
- Voldoen aan sociale en fiscale wet- en regelgeving
- Beheer van competenties en opleidingen
- Beheer van persoonlijke ontwikkeling en evaluatie van medewerkers
- Plannen, verdelen en indelen van werk en arbeidsplaatsen
- Wetenschappelijke studies en onderzoek
- Benchmarking activiteiten
- Het verlenen van toegang tot informatiesystemen of gebouwen
- Voortdurende verbetering van de diensten
- Het naleven van de toepasselijke Wetgeving inzake Gegevensbescherming, vereisten betreffende informatiebeveiliging en Service Levels.
- Claim management met en tussen de klant, Office Sense, de betrokkene(n) en/of derde partijen, ook na beëindiging van de overeenkomst om welke reden dan ook.
- Elke andere categorie van doelen voor de verwerking van persoonsgegevens zoals overeengekomen tussen de partijen in de betreffende overeenkomst, Bestelbon of elk ander document van de overeenkomst. Voor alle duidelijkheid zullen persoonsgegevens worden verwerkt na de beëindiging van de overeenkomst voor de doelstellingen bepaald in (c), (g), (h) en (l).
Indien wij uw gegevens zouden willen gebruiken voor andere doeleinden, zoals marketing, zal uw expliciete toestemming hiervoor worden gevraagd.
- Welke gegevens worden verwerkt?
Wij verzamelen alleen de persoonsgegevens die door u werden bezorgd. Zo zal u bijvoorbeeld uw naam en e-mailadres bezorgen indien u zich inschrijft voor de nieuwsbrief of wanneer u gebruikt wenst te maken van onze diensten.
Instructies en Verwerking:
- Office Sense zal handelen in overeenstemming met de instructies in de overeenkomst, die als de volledige instructie van de klant wordt beschouwd.
- Alle aanvullende of alternatieve instructies moeten schriftelijk door beide partijen worden overeengekomen.
- Verwerking omvat persoonsgegevens van huidige en voormalige sollicitanten, werknemers, contractanten, agenten en andere medewerkers van de klant, evenals derden aangewezen door voornoemde personen als familie of contactpersonen.
Soorten Persoonsgegevens:
- Personalia, contactgegevens, burgerlijke staat, betalingsgegevens, werknemersnummer, functie, arbeidsovereenkomstgegevens, sociale zekerheidsnummer, onkosten, tijdsregistratie, kwalificaties, informatie over persoonlijke ontwikkeling, evaluaties, gegevens ter verificatie van toegang, acties van gebruikers bij het gebruik van diensten, en andere overeengekomen categorieën.
Verplichtingen en Communicatie:
- Office Sense mag verzoeken van betrokkenen, kennisgevingen van datalekken, auditonderzoeken en andere verzoeken richten aan de klant, die deze intern zal distribueren aan de relevante verantwoordelijke.
- Office Sense behoudt zich het recht voor dergelijke verzoeken en kennisgevingen rechtstreeks aan de relevante verantwoordelijke te richten.
Termijn van Geheimhouding:
- De verplichting tot geheimhouding vervalt drie (3) jaar na beëindiging van de overeenkomst. Bij beëindiging geeft elke partij alle originelen en kopieën van Vertrouwelijke Informatie terug, tenzij anders bepaald door de toepasselijke wetgeving.
Bovenkant formulier
- Hoe lang worden uw persoonsgegevens bewaard?
Uw persoonsgegevens worden zo lang bewaard als nodig voor het doel en de opdracht waarvoor ze verzameld werden.
Gegevens die werden verzameld voor andere doeleinden, zoals marketing, zullen worden bewaard, tot u verzoekt tot verwijdering zoals hieronder onder punt 7 omschreven.
Facturatiegegevens worden in elk geval 10 jaar bewaard.
- Worden mijn gegevens gedeeld met derden?
Uw persoonsgegevens worden beveiligd en alle redelijke inspanningen worden geleverd om de vertrouwelijkheid van uw gegevens te beschermen.
Uw gegevens worden enkel gedeeld met derden indien dit nodig is in het kader van de overeengekomen opdracht, indien er beroep wordt gedaan op derden-leveranciers of ten gevolge van wettelijke verplichtingen.
Uw persoonsgegevens worden nooit met derden gedeeld in het kader van marketing- of commerciële doeleinden.
- Wat zijn jouw rechten en hoe deze uit te oefenen?
Als U een klacht, vraag of een probleem hebt met de manier waarop wij uw persoonsgegevens gebruiken, neem dan contact op met ons op: sarah@officesense.be
Als U ons contacteert om jouw rechten uit te oefenen dan antwoorden wij binnen 1 maand. Uitzonderlijk kan dit langer duren (tot maximum in totaal 3 maanden), maar dan laten wij U binnen 1 maand weten hoe dit komt. Het al dan niet kunnen uitoefenen van U rechten hangt samen met de verwerking en de rechtsgrond.
Zorg ervoor dat het steeds duidelijk is welk recht U precies wil uitoefenen en op welke manier (vb. per e-mail, per post, mondeling, …) U de informatie wenst te krijgen. Houd er wel rekening mee dat we in bepaalde gevallen meer informatie nodig hebben. We willen zeker zijn dat we de juiste persoon helpen.
Recht op inzage
U hebt het recht om ons te vragen naar de persoonsgegevens die wij over u hebben. We kunnen u een gratis kopie geven, maar dat kan niet voor alle documenten. Wij willen namelijk de rechten en vrijheden van anderen ook respecteren.
Recht op verbetering
Denk U dat jouw gegevens niet juist of actueel zijn? U hebt het recht om ons te vragen deze te corrigeren.
Recht van bezwaar
U hebt het recht om ons te vragen om te stoppen met jouw persoonsgegevens te verwerken.
Recht op het beperken van de bewerking
U kan ons vragen om de verwerking van jouw persoonsgegevens te beperken, bijvoorbeeld wanneer we de juistheid van U persoonsgegevens controleren.
Recht op vergetelheid of verwijdering
U hebt het recht om ons te vragen uw persoonsgegevens te vernietigen. Indien wij wettelijk verplicht zijn om bepaalde persoonsgegevens bij te houden, kunnen wij wel niet aan dit verzoek voldoen.
Recht op intrekking van uw toestemming
Bij verwerkingen van persoonsgegevens die gebaseerd zijn op jouw toestemming, kan die toestemming intrekken.
- Gebruik van subverwerkers
U erkent en stemt er expliciet mee in dat Office Sense persoonsgegevens mag doorgeven aan derde subverwerkers voor de verlening van de diensten.
Elke dergelijke subverwerker waaraan Office Sense persoonsgegevens doorgeeft, zal deze gegevens alleen mogen verkrijgen om de diensten te verstrekken die Office Sense eraan heeft toevertrouwd en mag deze gegevens niet voor andere doeleinden gebruiken. Office Sense blijft verantwoordelijk voor de naleving door dergelijke subverwerkers van de verplichtingen van Office Sense krachtens de overeenkomst, inclusief deze overeenkomst.
Office Sense zal de U vooraf informeren over alle subverwerkers die persoonsgegevens zullen verwerken in verband met de uitvoering van de diensten en zal een mechanisme verschaffen om U te informeren over iedere wijziging van de subverwerkers.
- Verantwoordelijkheden van de Klant
U bent verantwoordelijk voor de wettigheid van de verwerking van persoonsgegevens in het kader van de overeenkomst.
U verklaart en waarborgt dat:
De relevante betrokkenen adequaat zijn geïnformeerd over hun rechten en plichten met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens door Office Sense.
Bij het verzamelen en verschaffen van persoonsgegevens, de klant de toepasselijke Wetgeving inzake Gegevensbescherming heeft nageleefd.
Alle redelijke maatregelen worden genomen om de persoonsgegevens up-to-date te houden en te verzekeren dat ze niet onvolledig of onjuist zijn voor de beoogde doeleinden.
De klant zal de vereiste technische en organisatorische maatregelen voor gegevensbescherming implementeren en handhaven met betrekking tot componenten die door de klant worden voorzien of gecontroleerd.
- Klachtmogelijkheden
Indien u een klacht heeft met betrekking tot de verzameling, het gebruik en/of de verwerking van uw persoonsgegevens, kan u steeds contact opnemen met mij op de gegevens vermeld in punt 1.
U heeft ook de mogelijkheid om u te richten tot de toezichthoudende autoriteit:
Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
+32 (0)2 274 48 00
+32 (0)2 274 48 35
Indien u schade lijdt kan u zich ook wenden tot de bevoegde rechtbank.
- Slotbepalingen
Deze verklaring is van toepassing vanaf 1/03/2024
Wij behouden ons het recht voor het privacy beleid eenzijdig te wijzigen. De meest recente versie van het privacy beleid is steeds beschikbaar op onze website.
Vanaf de publicatie op de website treden de eventuele wijzigingen in werking.
- Bevoegdheidsbepaling
Deze verklaring wordt beheerst, geïnterpreteerd en uitgevoerd overeenkomstig het Belgisch recht. Het Belgisch recht is exclusief van toepassing bij een eventueel geschil. De Belgische rechtbanken zijn exclusief bevoegd.
Cookiebeleid
Cookies zijn kleine tekstbestandjes die bij het bezoeken van websites op je computer kunnen worden bewaard.
Een cookie, wat is dat?
In een tekstbestand wordt informatie opgeslagen, zoals bijvoorbeeld je taalvoorkeur voor een website. Wanneer je de website later opnieuw bezoekt, wordt deze cookie opnieuw verstuurd naar de website. Op die manier herkent de website jouw browser en kan bijvoorbeeld je taalvoorkeur worden onthouden.
Cookies hebben meestal ook een vervaldatum. Sommige cookies worden bijvoorbeeld automatisch verwijderd wanneer je je browser afsluit (de zogenaamde sessiecookies), terwijl andere langere tijd op je computer blijven staan, soms zelfs tot je ze handmatig verwijdert (de zogenaamde permanente cookies).
Wie is verantwoordelijk voor het gebruik van cookies op deze website?
OFFICE SENSE BV, met maatschappelijke zetel te 2570 DUFFEL, Bloemenstraat 6, en met ondernemingsnummer 0779.526.246
Waarom gebruiken we cookies?
OFFICE SENSE BV die de beheerder is van deze website, maakt op Klik of tik om tekst in te voeren. gebruik van volgende soorten cookies:
- essentiële cookies;
- functionele cookies;
- analyse cookies;
- advertentie- en aanbevelingscookies;
- sociale media cookies.
OFFICE SENSE BV gebruikt essentiële en functionele cookies om de inhoud van haar website te beheren. Deze cookies zijn noodzakelijk voor het goed functioneren van deze website. Deze cookies kan je niet weigeren als je onze websites wil bezoeken.
OFFICE SENSE BV gebruikt daarnaast ook statistische cookies voor de analyses van de website. Deze analytische cookies worden gebruikt om de websitebezoeken (trafiek) te meten. Daarmee weten we onder meer hoeveel keer een bepaalde pagina wordt gelezen. Deze informatie gebruiken we enkel om de inhoud van onze website te verbeteren of als insteek voor een nieuwe campagne rond een bepaald onderwerp waar veel interesse voor is.
Advertentie- en aanbevelingscookies volgen je surfgedrag op onze websites om je gebruikersprofiel samen te stellen. Dit profiel wordt dan gebruikt om advertenties te tonen die bij jouw persoonlijke interesses passen. Advertentiecookies kunnen enkel gegevens verzamelen die iets over je mediagebruik vertellen. Persoonlijke identificatiegegevens worden hiervoor niet gebruikt. Deze cookies vertellen ons iets over het gebruik van onze online diensten zodat we meer gerichter aanbevelingen en suggesties kunnen doen.
Sociale media cookies worden gebruikt om de integratie van sociale netwerksites op onze websites mogelijk te maken. Onze online diensten kunnen elementen van derde partijen bevatten. Dat kan gaan om inhoud die bij een andere partij opgeslagen is, maar die op, in of via onze online diensten worden getoond. Voorbeelden van sociale media zijn Facebook, Instagram, TikTok, YouTube, LinkedIn, Twitter en Google+. Deze derden kunnen via onze online diensten cookies plaatsen om gegevens te verzamelen. Wij hebben geen invloed op wat sociale media met hun cookies doen. Wij verwijzen hiervoor naar de verklaringen die deze derden hierover geven.
Voor het gebruik van deze analyse cookies, advertentiecookies en sociale media cookies wordt voorafgaandelijk jouw toestemming gevraagd. Deze cookies worden dus allen op uw toestel geïnstalleerd nadat u hiervoor uw akkoord hebt gegeven.
Hoe kan ik zien welke cookies werden geïnstalleerd op mijn toestel en hoe kan ik ze verwijderen?
Als je wil weten welke cookies op jouw toestel zijn geplaatst of als je deze ook wenst te verwijderen, dan kan je hiervoor een instelling in je browser gebruiken. Via de links hieronder vind je meer uitleg over hoe je dit moet doen.
Gebruik je een andere browser? Kijk na of de procedure voor je browser is opgenomen op de website www.allaboutcookies.org/manage-cookies. Deze website bestaat alleen in het Engels
Externe links
De website van OFFICE SENSE BV vermeldt externe links om bepaalde informatie te documenteren. Deze links zijn aangeduid met een icoontje dat aangeeft dat de gebruiker de website van verlaat. De activatie van deze links is de verantwoordelijkheid van de gebruiker. Wij raden echter aan om zowel de privacyverklaring als het cookiebeleid van de betreffende website te raadplegen.
Algemene voorwaarden in verband met het gebruik van de website
Door gebruik te maken van deze website aanvaardt de gebruiker de hierna volgende algemene gebruiksvoorwaarden.
Wij behouden ons te allen tijde het recht voor de gebruiksvoorwaarden voor deze website te wijzigen zonder voorafgaande kennisgeving aan de gebruikers. Het verder gebruik van de website zal dan aanzien worden als een aanvaarding van de gewijzigde voorwaarden.
Wij behouden ons het recht voor de inhoud van deze website te allen tijde te veranderen, te onderbreken, stop te zetten of slechts deels dan wel beperkt toegankelijk te stellen, zonder voorafgaande verwittiging van de gebruiker.
Wij kunnen in geen enkel geval verantwoordelijk gesteld worden voor ondermeer de wijziging van de gebruiksvoorwaarden, de inhoud van de website, de verandering van deze inhoud, de onderbreking of de stopzetting van de website, dan wel de slechts beperkte toegang tot de website.
Wij geven geen garantie voor de volledigheid, het actueel zijn, noch de juistheid van de verstekte informatie, en evenmin voor het feit dat het gebruik van deze website vrij zou zijn van virussen en/of andere schadelijke elementen of programma’s, noch voor het feit dat de koppelingen via deze website naar andere websites, vrij zou zijn van virussen en/of andere schadelijke elementen of programma’s, en wijzen desbetreffend eveneens alle verantwoordelijkheid en schade van de hand.
De verwijzing (link) naar andere websites houdt geen aanbeveling of garantie (ondermeer voor de juistheid en volledigheid van de inhoud ervan, de beschikbaarheid ervan, het virusvrij zijn ervan) in met betrekking tot deze andere websites.
De gebruiker zal ons vrijwaren tegen iedere vordering, die door een derde zou worden ingesteld op basis van verkeerde informatie die door de gebruiker zou worden verstekt op basis van onze website en het gebruik ervan (met inbegrip van de links naar andere websites).
Indien het gebruik van deze website slechts mogelijk is met een wachtwoord dan is de gebruiker zelf verantwoordelijk voor het gebruik van en het geheimhouden van dit wachtwoord.
Elk misbruik bij het gebruik van deze website kan aanleiding geven tot het beëindigen van Uw recht op toegang, onverminderd ons recht op schadevergoeding.
De inhoud van deze website, met inbegrip van de logo’s, de lay out, de iconen, afbeeldingen, foto’s, filmbeelden, audioclips, berekeningen, plannen, digitale downloads en software, is en blijft onze uitsluitende eigendom. De gebruiker verplicht er zich toe deze elementen geheim te houden en in geen enkel geval te verspreiden of publiek te maken, dit alles op straffe van schadevergoeding en het beëindigen van zijn recht op toegang. Wij wijzen elke verantwoordelijkheid en elke schade ingevolge niet toegelaten verbruik of verspreiding van de hand.
Deze gebruiksvoorwaarden doen geenszins afbreuk aan onze algemene verkoopsvoorwaarden, waarmee ze één geheel uitmaken. Door gebruik te maken van deze site aanvaardt de gebruiker eveneens onze algemene verkoopsvoorwaarden.
Ingeval persoonlijke gegevens en informatie wordt gevraagd, worden deze gegevens behandeld in overeenstemming met het privacybeleid zoals beschikbaar op de website.
Voor elke betwisting, voortkomend uit het gebruik van deze site en/of enig gegeven dat er op staat, zal Belgisch recht van toepassing zijn, terwijl ingeval van geschil het Vredegerecht of de rechtbanken van de plaats van onze administratieve zetel uitsluitend bevoegd zijn.
Deze versie dateert van 1/03/2024)
